Pendahuluan Pembelajaran Korespondensi

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

Dilihat dari penggunaanya, jenis surat dibagi menjadi 5 bagian, yaitu : 
Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang biasa dibuat dan digunakan untuk kepentingan pribadi/personal. Biasanya penggunaan dari surat pribadi ini hanya sebatas teman dan keluarga saja. Surat pribadi yang banyak digunakan di masyarakat biasanya memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Dihilangkannya penggunaan kop surat, yang biasanya berisi nama dan identitas kantor,
2. Nomor surat juga dihilangkan, karena memang tidak ada system arsip pada jenis surat pribadi ini,
3. Penggunaan salam pembuka dan penutup yang bervariasi, bisa menggunakan salam keagamaan, bisa juga menggunakan salam berupa selamat pagi, siang atau jenis salam-salam yang lain,
4. Bahasa yang digunakan juga bebas, terserah dari yang membuat surat pribadi tersebut, biasanya kaidah tata penulisan bahasa baku agak di kesampingkan,
5. Tidak ada format surat yang bisa mengikat jenis surat pribadi ini. Intinya, dengan menggunakan format apapun boleh.

v                   Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat dan gunakan secara resmi dalam berbagai macam keperluan dan kepentingan, seperti kepentingan keluarga, kepentingan dinas, kepentingan organisasi, dan beberapa kepentingan lainnya. Contoh penggunaan dari surat resmi ini adalah surat undangan, surat penberitahuan, surat edaran, dan jenis-jenis surat yang lainnya. Surat resmi yang paling banyak digunakan memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

1. Jika organisasi yang membuat dan mengedarkan, sudah menggunakan kop surat yang berisi nama organisasi dan alamat lengkap,
2. Menggunakan 3 item pokok dalamformat surat, yaitu nomor surat, perihal surat dan banyaknya lampiran yang digunakan,
3. Salam pembuka dan penutup digunakan secara formal dan lazim pada awal dan akhir surat,
4. Bahasa yang digunakan juga sudah menggunakan bahasa resmi yang menggunakan ejaan yang disempurnnakan dalam kaidah bahasa Indonesia,
5. Jika yang mengeluarkan adalah instansi atau organisasi, maka digunakan cap atau stempel untuk menegaskan pengesahan surat tersebut
6. Format dalam penggunaan surat resmi juga ada, jadi harus dibuat sesuai dengan format yang sudah dibakukan.

Bagian-bagian surat resmi dapat digambarkan pada penjelasan berikut ini :

1. Kop surat / kepala surat, merupakan identitas awal dari sebuah surat. Supaya bisa berfungsi sesuai dengan perannya, maka sebuah kop surat harus berisi beberapa hal, yaitu nama lembaga/instansi/kantor yang proses penulisannya harus dicetak dengan huruf besar/capslock, alamat lembaga/instansi/kantor yang biasanya ditulis menggunakan kombinasi antara huruf besar/capslock dengan huruf kecil dan logo lembaga/instansi/kantor yang biasanya diletakan dibagian sebelah kanan.
2. Nomor surat atau biasa disingkat dengan no. surat, berisi nomor urut surat yang dikeluarkan oleh lembaga/instansi/kantor. Dengan mengggunakan nomor surat, proses arsip juga akan lebih mudah untuk dikerjakan.
3. Lampiran atau disingkat dengan lamp, berisi lembaran-lembaran pengikut yang diikutkan dalam surat. Lampiran tersebut berfungsi sebagai penguat atau penyerta dari surat yang hendak dikirim.
4. Hal, merupakan bagian dari surat yang didalamnya berisi garis besar bahasan surat yang hendak dikirim.
5. Waktu surat atau lebih dikenal dengan sebutan tanggal surat (biasanya penulisan tanggal surat berada di sebelah kanan segaris atau sejajar dengan nomor surat)
6. Bagian alamat yang dituju, usahakan tidak menggunakan kata kepada, tetapi langsung ke alamat lengkapnya
7. Bagian Pembuka atau lebih dikenal dengan istilah salam pembuka dan pada proses penulisannya diakhiri tanda koma sebelum masuk ke bagian selanjutnya.
8. Bagian inti atau sering disebut dengan isi surat. Isi surat inilah yang nantinya akan disampaikan kepada orang/instansi/kantor yang dituju. Dalam bagian isi surat, biasanya ada beberapa uraian mengenai hari/tanggal, waktu, tempat pelaksanaan, jenis ada dan lain sebagainya. Bagian-bagian tersebut ditulis menggunakan huruf kecil semua, kecuali huruf pertama setelah titik yang ditulis menggunakan huruf kapital sesuai dengan EYD yang masih berlaku.
9. Bagian penutup surat. Bagian penutup surat ini beberisi beberapa hal, yaitu diawali dengan salam penutup yang bisa ditulis menggunakan konsep agama atau waktu, jabatan dari instansi atau kantor yang mengeluarkan dan terakhir dibubuhi dengan tanda tangan dan nama terang yang mengeluarkan tanda tangan.

v                                Surat niaga

Surat niaga atau surat dagang, merupakan surat resmi yang biasa digunakan untuk keperluan niaga atau berdagang, yang biasanya dikeluarkan oleh sebuah industry/pabrik atau usaha jasa. Surat niaga harus dibuat sebaik mungkin dengan menggunakan kalimat yang baku dan formal, karena surat niaga ini bisa sangat berguna untuk membangun hubungan dengan pihak luar.

Jenis-jenis surat yang masuk kedalam kategori surat niaga diantaranya adalah surat jual beli, surat perdagangan, kwitansi, surat penawaran dan surat penagihan.  

              Surat dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang diterbitkan oleh kantor dalam urusan dinas, misalnya kunjungan dinas secara lokal maupun luar kota. Dengan menggunakan surat dinas, agenda kegiatan juga akan terkontrol dengan baik dan bisa diarsipkan dengan baik pula. Berbagai macam catatan kegiatan bisa disimpan dengan baik. Surat dinas memiliki ciri-ciri yang sama persis dengan surat dinas.

     Surat Lamaran Pekerjaan

Surat Lamaran Pekerjaan merupakan surat yang dibuat dan digunakan untuk melamar sebuah pekerjaan, baik pekerjaan dikantor, pabrik, pertokoan, perusahaan atau instansi-instansi tertentu. Surat Lamaran Pekerjaan ini juga masuknya kedalam surat resmi dan juga surat dinas, jadi harus menggunakan format yang formal.

Adapun format dan bagian-bagian dari Surat Lamaran Pekerjaan sama dengan surat resmi, jadi bagi anda yang hendak membuatnya bisa melihat kembali format.

Pada Kesempatan ini, Blog ini akan khusus membahas mengenai Surat Niaga dan Surat Dinas